As feiras fazem parte do marketing mix e a decisão de participar nelas deveria tomar-se em coordenação com as outras actividades de marketing.

A grande atracção das feiras são os contactos pessoais, pelo que, a empresa deve fazer tudo o que é necessário para obter o maior número possível de contactos.

Muitos dos visitantes da feira não conhecem a empresa, pelo que há que utilizar todos os recursos, próprios e da organização, para dar a conhecer a empresa e atraí-los ao stand.

É fundamental estabelecer os objectivos da participação na feira:

• A quem ser quer contactar?
• Que características especiais dos produtos pretende destacar?
• Que mensagem se deseja transmitir?

Todo o pessoal do stand deve conhecer os objectivos, pelo que devem estar devidamente informados. No final de cada jornada devem comentar-se os acertos a efectuar e os erros cometidos.

Qualquer novidade sobre um produto atrai a atenção. É necessário destacar as inovações e procurar que a informação que se prepara seja interessante e útil.

Os visitantes desejam contactar com o maior número possível de expositores e no menor período de tempo possível, pelo que é necessário avaliar o que pretendem e ir de encontro ao objectivo o mais rapidamente possível.

Deve-se tentar chegar a conclusões positivas: um folheto não é uma conclusão.

A parte mais importante da participação numa feira é o seguimento. Há que manter " vivos " os contactos realizados e atender aos seus pedidos, durante o mês seguinte, de forma personalizada.

80% do trabalho de seguimento pode e deve planificar-se antes para, chegado o momento, actuar de imediato, já que isso é o que farão os concorrentes.

Devem evitar-se as aglomerações de mais de vinte minutos no stand para evitar que clientes potencialmente importantes passem ao largo.

Comunicar a decisão de participação à equipa comercial e técnica.

Promover uma reunião com o pessoal envolvido e definir os objectivos da participação.

Fazer uma primeira selecção dos produtos a expor.

Prever a apresentação de novidades na feira.

Contactar com a organização da feira dar conhecimento sobre o interesse em participar e solicitar a pré-inscrição do espaço, preços, etc.

Rever a normativa da feira.

Visitar se for possível, o terreno da feira antes de reservar o espaço.

Preencher e enviar a pré-inscrição e solicitar informação sobre os planos promocionais, etc.

Fazer um plano e um orçamento para as acções promocionais a realizar previamente e durante a feira.

Orçamentar acções promocionais pós-feira.

Prever viagens e reservar bilhetes.

Prever alojamentos e fazer reservas.

Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

Delinear a campanha de publicidade de apoio: objectivos e calendário.

Iniciar a campanha de informação a clientes e imprensa técnica.

Coordenar com a organização da feira acções de promoção nacional, internacional, etc.

Encomendar os materiais de promoção que se distribuirão na feira.

Prever e organizar as tarefas de logística e transporte.

Definir a decoração, ambiente e identificação do stand.

Rever o orçamento.

Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

Rever os planos e acções previstas desde o principio.

Coordenar as acções previstas com os planos e normativa da feira:

• Construção do stand.
• Material publicitário.
• Material promocional.
• Acçiones diversas.

Localizar novos clientes em potencial e enviar-lhes informação.

Contratar serviços:

• Serviços da organização da feira.
• Serviços externos.
• Seguros.

Planejar os incentivos para atrair aos visitantes ao stand.

Rever todo a orçamentação.

Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

Intensificar as acções de marketing para captar visitantes.

Seleccionar e atribuir funções ao pessoal que estará no stand e decidir se é efectivamente necessário:

• Formar o pessoal de atendimento-vendas
• Formar o pessoal de atendimento-imagem
• Realizar apresentações práticas com produto-argumentação.
• Preparar o pessoal externo
• Recorrer a pessoal que fale idiomas estrangeiros.

Nomear um responsável do stand.

Enviar dados e informação para o catálogo da feira.

Rever o orçamento.

Comprovar o cumprimento do pagamento e dos prazos à organização da feira.

Rever o cumprimento das acções na lista anterior.

Rever os orçamentos e controlar eventuais desvios.

Determinar o material que deverá levar à feira:

• Material de escritorio.
• Material de vendas.
• Ofertas.

Estimar o número de telefones necessários para o stand.

Fazer uma provisão de fundos para fazer face a despesas imprevistas.

Redigir um manual de funções e objectivos do pessoal do stand.

Estabelecer os horários do pessoal do stand.

Planificar as acções com a imprensa (Declaração aos media, convites).

Enviar o material informativo sobre novidades, etc., a revistas técnicas e ao departamento de imprensa da organização da feira.

Enviar livre-trânsitos e convites a clientes, etc.

Obter informação sobre os seminários e jornadas previstas.

Obter informação sobre missões comerciais, visitantes confirmados, autoridades que se prevê comparecerem, etc.

Preparar a ficha para recolha de dados dos visitantes que compareçam no stand.

Vir preparado para o pior dos casos. Trazer roupa de protecção, especialmente roupa impermeável, botas de montanha , etc.

Não estacionar os camiões no parque de expositores.

Montar o stand com a maior antecedência possível (no primeiro dia que o permita a organização).

Comprovar, com a checklist, que não falta nenhum dos elementos, materiais ou serviços encomendados para o stand.

Colocar os equipamentos delicados num sítio seco. A um dia soalheiro pode seguir-se uma noite chuvosa.Proteger o material correctamente, especialmente da humidade do solo.

Respeitar os horários de entrada e saída estabelecidos.

Cumprir a sinalização da feira.

No dia antes da inauguração, visitar o stand com todo o pessoal que estará na feira e rever os objectivos e responsabilidades de cada um.

Localizar o espaço dos escritórios e serviços da organização da feira.

Recordar que o clima pode ser especialmente severo nos dias de calor. É recomendável beber água com abundância.

Supervisionar diariamente (o responsável do stand):

• Fechar o stand diariamente ao deixar a feira
• Limpeza do stand
• Estado dos materiais e outros elementos
• Administração e controle das existências
• Coordenação de demonstrações e actividades
• Funcionamento de serviços e fornecimentos

Ensaiar, diariamente, demonstrações do produto.

Designar uma pessoa responsável para as questões de segurança.

Pensar na segurança especialmente nas demonstrações. Delimite a área de risco.

Levar a cabo, todos os dias, uma reunião com o pessoal para comentar incidências, trocar informações, etc.

Obter informação dos concorrentes, tomar notas e comparar estas informações com os aspectos correspondentes da própria empresa.

Prever o pagamento de serviços e consumos à organização da feira.

Não abandonar a feira antes da hora de fecho. Recorde que seus clientes permanecem ainda na feira

Não desmontar o stand antes do encerramento. A imagem da sua empresa pode ser prejudicada.

Supervisionar a desmontagem do stand e embalagem dos materiais e equipamentos.

Organizar o transporte de materiais, equipamentos e produtos.

Ao deixar a feira, siga as instruções dos elementos de segurança.

Promover uma reunião com todo o pessoal envolvido para analisar os resultados (na primeira semana depois da feira).

Pedir informações por escrito a todo o pessoal que participou avaliando:

• Aspectos positivos.
• Aspectos negativos.
• Impressão geral.
• Possíveis melhoras.
• Acções de seguimento a realizar (imprensa, clientes, novos compradores, novos agentes, autoridades, etc.).

Iniciar acções de seguimento dos contactos realizados

Fechar o orçamento e fazer balanço final.