RECOMENDAÇONES

1. As feiras fazem parte do marketing mix e a decisão de participar nelas deveria tomar-se em coordenação com as outras actividades de marketing.

2. A grande atracção das feiras são os contactos pessoais, pelo que, a empresa deve fazer tudo o que é necessário para obter o maior número possível de contactos.

3. Muitos dos visitantes da feira não conhecem a empresa, pelo que há que utilizar todos os recursos, próprios e da organização, para dar a conhecer a empresa e atraí-los ao stand.

4. É fundamental estabelecer os objectivos da participação na feira:
   - A quem ser quer contactar?
   - Que características especiais dos produtos pretende destacar?
   - Que mensagem se deseja transmitir?

5. Todo o pessoal do stand deve conhecer os objectivos, pelo que devem estar devidamente informados. No final de cada jornada devem comentar-se os acertos a efectuar e os erros cometidos.

6. Qualquer novidade sobre um produto atrai a atenção. É necessário destacar as inovações e procurar que a informação que se prepara seja interessante e útil.

7. Os visitantes desejam contactar com o maior número possível de expositores e no menor período de tempo possível, pelo que é necessário avaliar o que pretendem e ir de encontro ao objectivo o mais rapidamente possível.

8. Deve-se tentar chegar a conclusões positivas: um folheto não é uma conclusão.

9. A parte mais importante da participação numa feira é o seguimento. Há que manter "vivos" os contactos realizados e atender aos seus pedidos, durante o mês seguinte, de forma personalizada.

10. 80% do trabalho de seguimento pode e deve planificar-se antes para, chegado o momento, actuar de imediato, já que isso é o que farão os concorrentes.

11. Devem evitar-se as aglomerações de mais de vinte minutos no stand para evitar que clientes potencialmente importantes passem ao largo.

CONTROLE DE ACÇÕES A REALIZAR

 Acções a realizar, depois da reserva do espaço, 8 - 10 meses antes da Feira

1. Comunicar a decisão de participação à equipa comercial e técnica.

2. Promover uma reunião com o pessoal envolvido e definir os objectivos da participação.

3. Fazer uma primeira selecção dos produtos a expor.

4. Prever a apresentação de novidades na feira.

5. Contactar com a organização da feira dar conhecimento sobre o interesse em participar e solicitar a pré-inscrição do espaço, preços, etc.

6. Rever a normativa da feira.

7. Visitar se for possível, o terreno da feira antes de reservar o espaço.

8. Preencher e enviar a pré-inscrição e solicitar informação sobre os planos promocionais, etc.

9. Fazer um plano e um orçamento para as acções promocionais a realizar previamente e durante a feira.

10. Orçamentar acções promocionais pós-feira.

11. Prever viagens e reservar bilhetes.

12. Prever alojamentos e fazer reservas.

 Acções a realizar, 6-8 meses antes da feira:

1. Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

2. Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

3. Delinear a campanha de publicidade de apoio: objectivos e calendário.

4. Iniciar a campanha de informação a clientes e imprensa técnica.

5. Coordenar com a organização da feira acções de promoção nacional, internacional, etc.

6. Encomendar os materiais de promoção que se distribuirão na feira.

7. Prever e organizar as tarefas de logística e transporte.

8. Definir a decoração, ambiente e identificação do stand.

9. Rever o orçamento.

 Acções a realizar, 4-6 meses antes da feira:

1. Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

2. Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

3. Rever os planos e acções previstas desde o principio.

4. Coordenar as acções previstas com os planos e normativa da feira:
   - Construção do stand.
   - Material publicitário.
   - Material promocional.
   - Acçiones diversas.

5. Localizar novos clientes em potencial e enviar-lhes informação.

6. Contratar serviços:
   - Serviços da organização da feira.
   - Serviços externos.
   - Seguros.

7. Planejar os incentivos para atrair aos visitantes ao stand.

8. Rever todo a orçamentação.

 Acções a realizar, 2-4 meses antes da feira:

1. Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

2. Rever o cumprimento das acções da lista anterior.

3. Intensificar as acções de marketing para captar visitantes.

4. Seleccionar e atribuir funções ao pessoal que estará no stand e decidir se é efectivamente necessário:
   - Formar o pessoal de atendimento-vendas
   - Formar o pessoal de atendimento-imagem
   - Realizar apresentações práticas com produto-argumentação
   - Preparar o pessoal externo
   - Recorrer a pessoal que fale idiomas estrangeiros

5. Nomear um responsável do stand.

6. Enviar dados e informação para o catálogo da feira.

7. Rever o orçamento.

8. Comprovar o cumprimento do pagamento e dos prazos à organização da feira.

 Acciones a realizar los dos últimos meses antes de la feria.

1. Promover uma reunião de acompanhamento com o pessoal envolvido.

2. Rever o cumprimento das acções na lista anterior.

3. Rever os orçamentos e controlar eventuais desvios.

4. Determinar o material que deverá levar à feira:
   - Material de escritorio.
   - Material de vendas.
   - Ofertas.

5. Estimar o número de telefones necessários para o stand.

6. Fazer uma provisão de fundos para fazer face a despesas imprevistas.

7. Redigir um manual de funções e objectivos do pessoal do stand.

8. Estabelecer os horários do pessoal do stand.

9. Planificar as acções com a imprensa (Declaração aos media, convites).

10. Enviar o material informativo sobre novidades, etc., a revistas técnicas e ao departamento de imprensa da organização da feira.

11. Enviar livre-trânsitos e convites a clientes, etc.

12. Obter informação sobre os seminários e jornadas previstas.

13. Obter informação sobre missões comerciais, visitantes confirmados, autoridades que se prevê comparecerem, etc.

14. Preparar a ficha para recolha de dados dos visitantes que compareçam no stand.

15. Vir preparado para o pior dos casos. Trazer roupa de protecção, especialmente roupa impermeável, botas de montanha, etc.

 Acções a realizar durante a montagem e decorrer da feira.

1. Não estacionar os camiões no parque de expositores.

2. Montar o stand com a maior antecedência possível (no primeiro dia que o permita a organização).

3. Comprovar, com a checklist, que não falta nenhum dos elementos, materiais ou serviços encomendados para o stand.

4. Colocar os equipamentos delicados num sítio seco. A um dia soalheiro pode seguir-se uma noite chuvosa.Proteger o material correctamente, especialmente da humidade do solo.

5. Respeitar os horários de entrada e saída estabelecidos.

6. Cumprir a sinalização da feira.

7. No dia antes da inauguração, visitar o stand com todo o pessoal que estará na feira e rever os objectivos e responsabilidades de cada um.

8. Localizar o espaço dos escritórios e serviços da organização da feira.

9. Recordar que o clima pode ser especialmente severo nos dias de calor. É recomendável beber água com abundância.

10. Supervisionar diariamente (o responsável do stand):
   - Fechar o stand diariamente ao deixar a feira
   - Limpeza do stand
   - Estado dos materiais e outros elementos
   - Administração e controle das existências
   - Coordenação de demonstrações e actividades
   - Funcionamento de serviços e fornecimentos

11. Ensaiar, diariamente, demonstrações do produto.

12. Designar uma pessoa responsável para as questões de segurança.

13. Pensar na segurança especialmente nas demonstrações. Delimite a área de risco.

14. Levar a cabo, todos os dias, uma reunião com o pessoal para comentar incidências, trocar informações, etc.

15. Obter informação dos concorrentes, tomar notas e comparar estas informações com os aspectos correspondentes da própria empresa.

16. Prever o pagamento de serviços e consumos à organização da feira.

17. Não abandonar a feira antes da hora de fecho. Recorde que seus clientes permanecem ainda na feira.

 Acções a realizar a partir do encerramento da feira.

1. Não desmontar o stand antes do encerramento. A imagem da sua empresa pode ser prejudicada.

2. Supervisionar a desmontagem do stand e embalagem dos materiais e equipamentos.

3. Organizar o transporte de materiais, equipamentos e produtos.

4. Ao deixar a feira, siga as instruções dos elementos de segurança.

5. Promover uma reunião com todo o pessoal envolvido para analisar os resultados (na primeira semana depois da feira).

6. Pedir informações por escrito a todo o pessoal que participou avaliando:
   - Aspectos positivos.
   - Aspectos negativos.
   - Impressão geral.
   - Possíveis melhoras.
   - Acções de seguimento a realizar (imprensa, clientes, novos compradores, novos agentes, autoridades, etc.).

7. Iniciar acções de seguimento dos contactos realizados

8. Fechar o orçamento e fazer balanço final.