RECOMMENDATIONS

1. Les foires forment partie du marketing mix et la décision d'y participer devrait être prise en coordination avec les autres activités de marketing.

2. Le grand actif des foires sont les contacts personnels, donc, l'entreprise à tout intérêt d'en faire au maximum.

3. Beaucoup de visiteurs de la foire ne connaissent pas l'entreprise, donc il faut utiliser tous les recours, propres et de l'organisation, pour la faire connaître et l'attirer au stand.

4. Il est fondamental établir les objectifs de la participation dans la foire:
   - A qui veut on contacter?
   - Quelles caractéristiques spéciales des produits qu'il faut souligner?
   - Quel message désirez-vous transmettre?

5. Tout le personnel du stand doit connaître les objectifs, donc, il est nécessaire qu'il soit dûment informé. A la fin de chaque journée on doit commenter les réussites et les erreurs.

6. N'importe quelle nouveauté sur un produit attire l'attention. Il faut mettre en valeur les innovations et procurer que l'information qui se prépare soit intéressante et utile.

7. Les visiteurs désirent se mettre en contact avec le plus grand nombre d'exposants dans le moins de temps possible, c'est pour cela qu'il faut aller directement au but le plus rapidement possible.

8. On doit arriver à des conclusions positives: une brochure n'est pas un conclusion.

9. La partie la plus importante de la participation dans une foire est le suivi. Il faut maintenir « vivants » les contacts réalisés et s'occuper de leurs demandes, avant un mois, d'une manière personnalisée.

10. Le 80% du travail de suivi peut et doit se planifier avant pour, quand c'est le moment, agir immédiatement, car c'est exactement ce que feront les concurrents.

11. Il faut éviter les agglomérations de plus de vingt minutes dans le stand pour éviter que les clients potentiels importants passent sans s'arrêter.

CONTROLE D'ACTIONS A REALISER

 Actions à réaliser, une fois la participation décidée.
10 - 12 mois avant la Foire:

1. Communiquer la décision d'assister à l'équipe commerciale et technique.

2. Célébrer une réunion avec le personnel impliqué et définir les objectifs de participation.

3. Faire une première sélection des produits à exposer.

4. Prévoir la présentation de nouveautés dans la foire.

5. Prendre contact avec l'organisation de la foire pour informer sur l'intérêt à participer et demander la pré-inscription de l'espace, prix, etc.

6. Réviser la normative de la foire.

7. Visiter, si c'est possible, le terrain de la foire avant de réserver l'espace.

8. Remplir et envoyer la pre-inscription et demander l'information sur les plans de promotion, etc.

 Actions a réaliser, après avoir réserver l'espace. 8 - 10 mois avant la foire:

1. Célébrer une réunion de suivi avec le personnel impliqué.

2. Réviser le respect des actions de la liste précédente.

3. Faire un plan et un budget pour les actions promotionnelles préalables à la foire.

4. Faire un plan et un budget pour les actions promotionnelles à réaliser pendant la foire.

5. Etablir un budget pour les actions promotionnelles post-foire.

6. Décider le matériel informatif et de ventes nécessaire.

7. Etudier s'il existe le besoin d'un autre matériel et, si nécessaire le définir et le développer.

8. Prévoir voyages et réserver billets.

9. Prévoir logements et faire les réserves.

10. Contacter avec les fournisseurs et établir un calendrier.

 6-8 mois avant la foire:

1. Célébrer une réunion de suivi avec le personnel impliqué.

2. Réviser le respect des actions de la liste précédente.

3. Dessiner la campagne de publicité d'appui: objectifs et calendrier.

4. Initier la campagne d'information aux clients et presse technique.

5. Coordonner avec l'organisation de la foire des actions de promotion nationale, internationale, etc.

6. Commander les matériaux de promotion qui se donneront dans la foire.

7. Prévoir et organiser les tâches de logistique et de transport.

8. Définir la décoration, ambiance et identification du stand.

9. Réviser le budget.

 4-6 mois avant la foire:

1. Célébrer une réunion de suivi avec le personnel impliqué.

2. Réviser le respect des actions de la liste précédente.

3. Réviser les plans et actions prévues depuis le début.

4. Coordonner las actions prévues avec les plans et normative de la foire:
   - Construction du stand.
   - Matériel publicitaire.
   - Matériel promocionnel.
   - Actions diverses.

5. Localiser de nouveaux clients potentiels et leur envoyer l'information.

6. Engager des services:
   - Services de l'organisation de la foire.
   - Services externes.
   - Assurances.

7. Planifier les appâts pour attirer les visiteurs au stand.

8. Réviser le budget.

 2-4 mois avant la foire:

1. Célébrer une réunion de suivi avec le personnel engagé.

2. Réviser le respect des actions de la liste précédente.

3. Intensifier les actions de marketing pour capter les visiteurs.

4. Selectionner et attribuer les fonctions au personnel qui sera dans le stand et décider si c'est nécessaire:
   - Former le personnel courtoisie-ventes.
   - Former le personnel courtoisie-image.
   - Réaliser des essais avec produit-argument.
   - Préparer le personnel externe.
   - Recourir au personnel qui parle des langues étrangères.

5. Nommer un responsable du stand.

6. Envoyer données et information pour le catalogue de la foire.

7. Réviser le budget.

8. Vérifier l'exécution du paiement des délais à l'organisation de la foire.

 Actions à réaliser les deux derniers mois avant la foire.

1. Célébrer une réunion de suivi avec le personnel engagé.

2. Réviser l'exécution des actions de la liste antérieure.

3. Réviser les budgets et contrôler les deviations.

4. Déterminer le matériel que vous devrez amener à la foire:
   - Matériel de bureau.
   - Matériel de ventes.
   - Cadeaux.

5. Faire une estimation de la quantité de téléphones nécessaires pour le stand.

6. Faire une provision de fonds en espèce pour des imprévus.

7. Rédiger une manuel de fonctions et objectifs du personnel du stand.

8. Etablir les horaires du personnel du stand.

9. Planifier les actions avec la presse (conférences de presse, invitations).

10. Envoyer le matériel d'information sur des nouveautés, etc., à des revues techniques et au département de presse de l'organisation de la foire.

11. Envoyer des laissez-passer et invitations au clients, etc.

12. Obtenir l'information sur les séminaires et journées prévues.

13. Obtenir l'information sur des missions commerciales, visiteurs confirmés, autorités que l'on prévoit qu'elles viendront, etc.

14. Préparer la fiche pour recueillir les renseignements des visiteurs qui arrivent au stand.

15. Venir équiper. Porter des vêtements chauds, spécialement ciré, bottes de montagne, etc.

 Actions à réaliser pendant le montage et la célébration de la foire.

1. Ne pas garer les camions dans le parking des exposants.

2. Monter le stand le plus tôt possible (le premier jour que l'organisation le permet).

3. Vérifier la liste à la main, qu'il ne manque aucun des éléments, matériaux ou services commandés par le stand.

4. Mettre les équipements délicats dans un endroit sec. Car d'un jour ensoleillé il peut suivre une journée pluvieuse. Protéger le matériel correctement, spécialement de l'humidité du sol.

5. Respecter les horaires d'entrée et de sortie.

6. Suivre les panneaux de la foire.

7. Le jour avant de l'inauguration, visiter le stand avec tout le personnel qui sera dans la foire et réviser les objectifs et responsabilités de chacun.

8. Localiser l'emplacement des bureaux et des services de l'organisation de la foire.

9. Souvenez-vous de la climatologie elle peut être spécialement dure les jours de chaleur. Il est recommandé de boire de l'eau en abondance.

10. Superviser tous les jours (le responsable du stand):
   - Fermer tous les jours la tente en partant de la foire.
   - Nettoyage du stand.
   - Etat des matériaux et d'autre éléments. Administration et contrôle des existences.
   - Coordination des démonstrations et a des activités.
   - Fonctionnement des services et des fournitures.

11. Répéter, tous les jours, démonstrations du produit.

12. Désigner une personne responsable des questions de sécurité.

13. Penser à la sécurité spécialement dans les démonstrations. Délimitez la zone de risque.

14. Mener à bout, tous les jours, une réunion avec le personnel pour commenter les incidences, échanger information, etc.

15. Obtenir information des concurrents, prendre des notes et comparer les aspects correspondants de la propre entreprise.

16. Prévoir le paiement des services et consommations à l'organisation de la foire.

17. Ne pas abandonner la foire avant l'heure de la fermeture. Rappelez-vous que vos clients sont encore dans la foire.

 Actions à réaliser à partir de la fermeture de la foire.

1. Ne pas démonter avant la clôture. L'image de votre entreprise peut vous être préjudiciel.

2. Superviser le démontage du stand et l'emballage des matériaux et des équipes.

3. Organiser le transport des matériaux, équipes et produits.

4. Au moment de laisser la foire, suivez les instructions des gardes de sécurité.

5. Célébrer une réunion avec tout votre personnel engagé pour analyser les résultats (dans la première semaine après la foire).

6. Demander un rapport par écrit à tout le personnel qui a participé en évaluant :
   - Aspects positifs.
   - Aspects négatifs.
   - Impression générale.
   - Possibles améliorations.
   - Actions de suivi à réaliser (presse, clients, nouveaux acheteurs, nouveaux agents, autorités, etc.).

7. Initier des actions de suivi des contacts réalisés.

8. Fermer le budget et faire le bilan final.