EMPFEHLUNGEN

1. Messen sind ein Teil des Marketingmix. Ihre Teilnahme sollte auf Ihre übrigen Marketingaktivitäten abgestimmt werden.

2. Das große Potential von Messen sind persönliche Kontakte, deswegen sollte auch Ihr Unternehmen alles tun um so viele Kontakte wie möglich zu schaffen.

3. Viele Besucher werden Ihre Firma nicht kennen, deshalb sollte Sie alle Mittel - Ihre eigenen und die der Organisation - nutzen um Ihre Firma vorzustellen und Ihren Stand für den Besucher möglichst attraktiv zu machen.

4. Ein fundamentales Anliegen sollten Ihnen die Zielsetzung durch Ihre Teilnahme an der Messe sein:
   - Wen wollen Sie ansprechen?
   - Welche spezielle Charakteristik Ihres Produktes wollen Sie hervorheben?
   - Welche Botschaft wollen Sie vermitteln?

5. Das gesamte Personal an Ihrem Stand muss Ihre Zielsetzungen kennen, deshalb sollten Sie es gut informieren. Am Ende jedes Messetages sollten Erfolge und Unklarheiten besprochen werden.

6. Jegliche Neuheit eines Produktes erregt Aufmerksamkeit. Innovation muss hervorgehoben werden und die dazugehörige Information sollte so unterhaltsam, interessant und nützlich wie möglich gestaltet werden.

7. Die Besucher wollen in kurzer Zeit soviele Aussteller wie möglich besuchen. Deshalb sollten Sie sorgfältig abwägen was Sie darstellen wollen und so schnell wie möglich "zum Kern der Sache" kommen.

8. Sie sollten sich bemühen den Besucher zu positiven Schlussfolgerungen zu bringen: Ein Prospekt vermittelt keine Schlussfolgerung

9. Der wichtigste Teil der Messe ist die Nachbearbeitung. Die neu erworbenen Kontakte müssen aufrechterhalten werden und Anliegen sollten rasch betreut werden, am besten innerhalb des folgenden Monats - in möglichst persönlicher Form.

10. 80% der Nachbearbeitung können und sollten schon im vorhinein geplant werden, sodass man im richtigen Moment rasch reagieren kann - denn genau das werden auch Ihre Wettbewerber machen.

11. Es sollte verhindert werden, dass Menschenansammlungen mehr als 20 Minuten vor Ihrem Stand bleiben und ihn blockieren - wodurch vielleicht wirklich wichtige Kunden zu lange warten müssen oder zu kurz kommen. Kopf von Formular 1.

KONTROLLE DER ZU ERLEDIGENDEN AKTIVITÄTEN

 Aktivitäten die Sie erledigen sollten, sobald Sie sich zur Teilnahme entschlossen haben.

1. Informieren Sie Ihr Verkaufspersonal über Ihre Teilnameentscheidung.

2. Informieren Sie Ihr technisches Personal über Ihre Teilnameentscheidung.

3. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine Versammlung ab und sprechen Sie über Ihre Ziele durch die Teilnahme.

4. Machen Sie eine erste Selektion der Produkte die sie vorstellen möchten.

5. Bereiten Sie die Präsentation Ihrer Neuheiten vor.

6. Schätzen Sie ab wie viel Platz sie auf dem Messegelände benötigen werden.

7. Lesen Sie nochmals die Dokumentation anderer Messen, bei denen Sie dabei waren.

8. Kontaktieren Sie die Messeorganisation um Ihr Teilnahmeinteresse bekannt zu geben und um eine Voranmeldung für Platz, Preise etc. zu beantragen.

9. Lesen Sie die Teilnahmebestimmungen der Messe durch.

10. Besuchen Sie das Messegelände - wenn möglich noch bevor Sie den Platz reservieren.

11. Füllen Sie das Voranmeldeformular aus, schicken Sie es an uns und fordern Sie weitere Information zu unseren Plänen für Promotionen an.

 8 - 10 Monate vor der Messe.

1. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine weiterführende Versammlung ab.

2. Überprüfen Sie die Erledigung der Punkte der vorhergehenden Liste.

3. Erstellen Sie einen Plan und das Budget für Ihre Werbeaktivitäten vor der Messe.

4. Erstellen Sie einen Plan und das Budget für Ihre Werbeaktivitäten während der Messe.

5. Budgetieren Sie Ihre Werbeaktivitäten nach der Messe.

6. Entscheiden Sie welches Informations- und Verkaufsmaterial Sie benötigen werden.

7. Prüfen Sie ob Sie zusätzliches Material benötigen werden, falls ja, definieren und entwickeln Sie es.

8. Planen Sie die Reise und reservieren Sie Tickets.

9. Organisieren und reservieren Sie sich Ihre Unterkunft.

10. Kontaktieren Sie Ihre Zulieferanten und fixieren Sie Liefertermine.

 6-8 Monate vor der Messe.

1. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine weiterführende Versammlung ab.

2. Überprüfen Sie die Erledigung der Punkte der vorhergehenden Liste.

3. Entwerfen Sie eine unterstützende Werbekampagne: Ziele und Termine.

4. Beginnen Sie eine Informationskampagne für Kunden und Fachpresse.

5. Koordinieren Sie die Messeorganisation mit nationalen und interntonalen Promotionsaktivitäten, etc.

6. Kümmern Sie sich um das Promotionsmaterial, das Sie auf der Messe verteilen wollen.

7. Organisieren Sie Logistik und Transport.

8. Definieren Sie die Dekoration, die Atmosphäre und die Identifizierung Ihres Standes.

9. Überarbeiten Sie das Budget.

 4-6 Monate vor der Messe.

1. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine weiterführende Versammlung ab.

2. Überprüfen Sie die Erledigung der Punkte der vorhergehenden Liste.

3. Überprüfen Sie nochmals alle seit Beginn geplante Aktivitäten.

4. Koordinieren Sie die voraussichtlichen Aktivitäten mit den Plänen und Normen der Messe.    - Aufbau des Stands.
   - Werbematerial.
   - Informationsmaterial.
   - Diverse Aktivitäten.

5. Machen Sie neue potentielle Kunden ausfindig und senden Sie diesen Informationen zu.

6. Organisieren Sie vertragliche Leistungen.    - Leistungen zur Messeorganisation.
   - Externe Leistungen.
   - Versicherungen.

7. Planen Sie Attraktionen um Besucher auf Ihren Stand aufmerksam zu machen.

8. Überprüfen Sie das gesamte Budget.

 2-4 Monate vor der Messe.

1. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine weiterführende Versammlung ab.

2. Überprüfen Sie die Erledigung der Punkte der vorhergehenden Liste.

3. Intensivieren Sie Ihre Marketingaktivitäten um Besucher "anzulocken".

4. Selektieren Sie Funktionen des Personals am Stand und teilen Sie diese zu; entscheiden Sie was notwendig sein wird:
   - Einschulung des Betreuungspersonals Verkauf.
   - Einschulung des Betreuungspersonals Image.
   - Üben Sie praxisbezogene Anwendungen des Produkts Argumentation.
   - Schulen Sie externes Personal.
   - Organisieren Sie Personal mit Fremdsprachkenntnissen.

5. Nominieren Sie den für den Stand Verantwortlichen.

6. Schicken Sie uns Daten und Informationen für den Messekatalog.

7. Überprüfen Sie nochmals das Budget.

8. Überprüfen Sie ob alle Zahlungen entsprechend der Fristenvorgabe der Messeorganisation getätigt wurden.

 Aktivitäten die Sie in den zwei Monaten vor der Messe erledigen sollten.

1. Halten Sie mit dem beteiligten Personal eine weiterführende Versammlung ab.

2. Überprüfen Sie die Erledigung der Punkte der vorhergehenden Liste.

3. Überprüfen Sie wiederum das Budget und kontrollieren Sie Abweichungen.

4. Bestimmen Sie das Material das Sie zur Messe mitnehmen sollen:
   - Büromaterial.
   - Verkaufsmaterial.
   - Geschenke und Aufmerksamkeiten.

5. Schätzen Sie wie viele Telefone Sie für den Stand benötigen werden.

6. Sorgen Sie für Kleingeldreserven in den Kassen - für Notfälle.

7. Erstellen Sie ein Manual zu den Funktionen und Zielsetzungen des Personals am Stand.

8. Fixieren Sie die Arbeitszeiten des Personals am Stand.

9. Planen Sie Ihre Aktivitäten mit der Presse (Pressekonferenzen, Einladungen).

10. Senden Sie Informationsmaterial über Neuheiten etc. an technische Zeitschriften und an die Presseabteilung der Messenorganisation.

11. Verschicken Sie Eintrittskarten und Einladungen an Ihre Kunden, etc.

12. Organisieren Sie sich Informationen über geplante Seminare und Tagesabläufe der Messe.

13. Organisieren Sie sich Informationen über geschäftliche Missionen, rückbestätigte Besucher, Organisationen, die zur Messe erwartet werden etc.

14. Bereiten Sie ein Formular vor, in dem Sie die Daten der Besucher Ihres Standes aufnehmen können.

15. Bereiten Sie sich auf den schlechtesten aller Fälle vor: Nehmen Sie warme Kleidung mit ( Regenschutz!), Bergschuhe, etc.

 Aktivitäten die Sie während des Aufbaus Ihres Stands und während der Messe berücksichtigen sollten.

1. Lastwägen sollten NICHT auf dem Parkplatz für Aussteller geparkt werden.

2. Möglichst rascher Aufbau des Stands (am besten am ersten Tag an dem es die Messeorganisation erlaubt) .

3. Überprüfen Sie nochmals - am besten mit Hilfe Ihrer Checkliste - dass keine Elemente, Materiale oder Services an Ihrem Stand fehlen.

4. Stellen Sie empfindliche Anlagen an einen trockenen Ort. Einem sonnigen Tag kann jederzeit eine verregnete Nacht folgen. Schützen Sie das Material adäquat - speziell vor der Bodenfeuchtigkeit.

5. Halten Sie sich an die vorgegebenen Öffnungszeiten der Messe.

6. Halten Sie sich an Hinweisschilder der Messe.

7. Am Tag vor der Eröffnung sollten Sie Ihren Stand mit dem gesamten Personal, das ihn während der Messe betreuen wird, besuchen und nochmals die Zielsetzungen und Verantwortungen jedes Mitarbeiters wiederholen.

8. Machen Sie die Lage der Messebüros und Toiletten ausfindig.

9. Denken Sie daran, dass speziell an heißen Tagen ein schwieriges Klima herrscht. Es empfiehlt sich reichlich Wasser zu trinken.

10. Überwachen Sie ( bzw. der Verantwortliche für den Stand) täglich:
   - Tägliches Abschließen beim Verlassen des Zeltes.
   - Reinigung des St.
   - Zustand des Materials und anderer Elemente. Administration und Kontrolle der Bestände.
   - Administración y control de existencias.
   - Koordination der Vorführungen und A.
   - Funktionieren der generellen Services und der Leistungen der Lieferfirmen.

11. Testen Sie täglich ob Ihre Produktvorführung funktioniert.

12. Ernennen Sie eine Person zum Verantwortlichen für Sicherheitsfragen.

13. Denken Sie vor allem bei Ihren Vorführungen an Sicherheit für alle. Stecken Sie risikoreiche Gefahrenzonen ab!.

14. Veranstalten Sie täglich - nach dem Ende des Messetags - eine kleine Versammlung mit Ihrem Personal um Vorfälle des Tages zu besprechen und Informationen auszutausch.

15. Versuchen Sie Informationen über Ihre Konkurrenten zu bekommen, machen Sie Notizen und vergleichen Sie entsprechende Aspekte mit Ihrer eigenen Firma.

16. Sorgen Sie für die Bezahlung der beanspruchten Leistungen und Konsumierungen an die Messeorganisation. Verlassen Sie die Messe nicht vor den offiziellen Öffnungszeiten.

17. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden auch noch länger auf der Messe bleiben können.

 Aktivitäten die Sie bei Beendigung der Messe berücksichtigen sollten.

1. Beginnen Sie den Abbau Ihres Standes nicht vor Beendigung der Messe. Das Image Ihrer Firma könnte geschädigt werden.

2. Überwachen Sie den Abbau Ihres Standes und die Verpackung des Materials und der Geräte.

3. Organisieren Sie den Transport des Materials, der Geräte und der Produkte.

4. Befolgen Sie beim Verlassen der Messe die Anweisungen des Sicherheitspersonals.

5. Veranstalten Sie eine Versammlung mit dem beteiligten Personal, um die Resultate zu analysieren (in der ersten Woche nach der Messe).

6. Bitten Sie das Personal, das an der Messe teilnahm, um schriftliche Berichte, in denen folgende Kriterien beurteilt werden sollen:
   - Positive Aspekte
   - Negative Aspekte
   - Genereller Eindruck
   - Mögliche Verbesserungsvorschläge
   - Zu erledigende Aktivitäten zur Nachbearbeitung (Presse, Kunden, neue Käufer, neue Vertreter, Behörden, etc.)

7. Aktivitäten zur Nachbearbeitung der neugewonnenen Kontakte setzen.

8. Budget abschließen und Bilanz ziehen.